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芙蓉标兵展风采---怀化学院档案馆工作纪实

[ 作者: 佚名    出自:    发表时间: 2017-07-04   点击: 67 ]

怀化学院档案馆工作人员。

    2017年614日下午,在湖南省直单位档案工作行政执法检查怀化学院反馈会上,省档案局蔡振武副局长说“怀化学院领导高度重视档案工作,档案管理机构健全,档案基础工作扎实,档案员工作敬业,这一群‘芙蓉标兵在服务学校教学科研等中心工作中发挥了积极作用。

    本次湖南省档案局副局长蔡振武和怀化市档案局率执法检查组莅临怀化学院,根据湘档通[2017]24号《湖南省档案局关于2017年省直单位档案工作年度检查的通知》,对该校2014年以来贯彻执行《中华人民共和国档案法》和《湖南省档案管理条例》的情况进行了行政执法检查。学校分管档案工作的党委副书记吴波作了题为“依法管档、健全管理体制,注重安全体系、服务学校发展”的自查工作报告,从档案工作组织管理、文件材料归档整理、档案安全管理、档案信息化建设等四方面介绍我校近三年档案工作情况。检查组对我校档案工作制度建设、信息化建设、安全防护等情况进行详细了解,查阅了档案管理工作的各类台账,现场检查档案库房及软硬件的配备运转情况,并随机抽查了不同门类的各种档案后给出上述评价。同时,对学校档案馆资源建设、安防设施改造、信息化工作开展和人才队伍建设等提出了建议。 

建章立制,以标准炼标兵

怀化学院档案馆馆长米梅月(左二)示范档案管理操作流程。

    档案馆主要负责贯彻执行国家关于档案工作的法律法规和方针政策,规划全校档案工作;制订《怀化学院档案管理办法》和《怀化学院档案实体分类实施办法》等档案工作规章制度,并负责贯彻落实;负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校各类档案及有关资料;编制检索工具,编研、出版档案史料,开发档案信息资源;组织实施档案信息化建设和电子文件归档等工作。能否达到技术标准,满足档案建设需求,成为衡量部门工作的重要标尺。她们始终以高标准规范工作,争当岗位标兵,为档案利用、建设提供最佳的技术服务。为此,她们完成岗位职责、工作标准、工艺流程上墙,档案知识手册的编制,实现了管理有章法、考核有标准,为创建活动营造了一个和谐公平的管理平台。2014-2016年,她们根据“芙蓉杯”竞赛 “强素质创一流” 活动的要求,确定了创建“技能型标兵”的主题,明确了员工在素质提升方面的响应达标要求,近三年共收集档案材料11589件,整理成档案3664盒。怀化市档案局立卷归档工作检查,怀化学院连续三年均被评为优秀单位。

岗位练兵,以实践促实战

    档案馆5名工作人员,2名研究生,3名本科生,队伍学历较高。她们坚持学习工作化、工作学习化的理念,认真开展多种形式的岗位练兵、技术比武活动,创造相互学习、相互交流的机会,做到人人参与。

    团队根据人员状况及业务需求,将人员分为了文书档案、人事档案及电子档案等三个专业组。各专业组组长均由档案业务骨干担任,组长除负责日常管理工作以外,“馆员带徒”同样纳入到管理考核范畴中。一方面通过专业培训来锻炼年轻员工业务水平,增强团队合作能力;另一方面以小组为单位参与档案管理等实战演练,采取组员总结、组长点评计分等形式考核“带徒”效果。一是实现了完整的档案分类管理。怀化学院档案馆现藏档案14271盒(卷)。分为党群、行政、教学、科研、基建、仪器设备、产品生产和科技开发、出版、外事、会计、声像、实物等12种门类、载体。是推动了档案的数字化管理。档案馆专职档案员根据各单位兼职档案员移交材料,再细化加工整理、调整件号、排列盒号、一份份加盖归档章、打印目录、装订入盒、排列上架、编写立卷说明,编制《重要文件汇编》、《大事记》、《机构沿革》、三个专题索引等种类检索资料。2015年还加强对声像档案规范化整理,利用《湖南省档案局照片档案管理系统》整理数码照片,用黑白打印机打印存档;2016年学校购置彩色激光打印机后,将2012年以来的962张数码照片全部打印成彩色照片,并装订成册,实现了照片档案整理和利用数字化管理。近三年组织开展了“省教育系统档案信息化二期建设工作”; “怀化市档案整理规范化竞赛评比”; 学校职能部门档案工作立卷评比;学校教学部门档案工作规范化评比等各种竞赛、业务知识培训16次,5人通过考试,获得中级资格证书,1人获得学校人才津贴,实现女职工素质能力的全面提高。

巾帼建功,立足岗位显成效

怀化学院档案馆所获省级荣誉。

    技能型组织建设的系列措施,加快了部门人才成长的步伐,有效提升了部门员工的岗位技能,工作成效显著。档案馆完成了1958年建校至今的档案目录数据库的录入工作,共录入案卷级目录0.41万条、文件级目录3.57万条。

    2014年以来,为培养员工的团队精神和集体荣誉感,她们克服人员结构比较特殊,平均年龄与其他队相比偏大的困难,积极组织和鼓励员工参学校组织的各种活动。在比赛时鼓励大家增强信心,并将后勤保障工作尽量做得完善。团队获得课题2项,赵晓利、肖春霞连续两年获怀化市档案整理规范化竞赛先进个人称号。团队还通过细微的“三个必访”职工生病住院必访,家庭有困难必访,有红白喜事必访)和心理生理卫生知识讲座、妇科普查、平安防癌保险、健美锻炼、文体比赛,实现身体素质等方面的全面达标。团队2015年获得湖南省省直单位档案工作先进单位”、怀化学院诗词朗诵比赛三等奖。2014年底通过档案规范化管理省一级的检查评估,2015年获省直机关档案工作先进单位,2016年被省教育工会授予“芙蓉标兵岗”。

    该校在十二五、十三五规划之中都将档案数字化建设纳入校园数字化综合信息管理平台建设。2017年学校投入18万元的档案信息化专项建设经费,其中8万元用于档案管理软件的升级并与校园数字化平台、OA系统的对接,最近深圳世纪科怡总部派一名工程师来校正在进行软件升级和单点登录的对接,与OA系统对接即将完成,下半年完成10万元用于档案全文扫描工作,2018年将进一步加快数字化扫描加工进程。

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